PER UN LINGUAGGIO AMMINISTRATIVO”IL PIÙ VICINO POSSIBILE AL CITTADINO”
di Matteo Viale

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Sono trascorsi ormai dieci anni da quando il Dipartimento per la Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri, guidato all’epoca dal ministro Sabino Cassese, dava alle stampe il Codice di stile delle comunicazioni scritte ad uso delle amministrazioni pubbliche[i], un testo che rendeva conto dei primi sforzi frutto del lavoro congiunto di linguisti e giuristi per rendere accessibile il linguaggio della pubblica amministrazione ai cittadini.

In quegli anni, parallelamente ad un processo di avvicinamento della pubblica amministrazione italiana ai cittadini dal punto di vista del diritto amministrativo, stava acquistando sempre più peso l’idea che anche la trasparenza e la semplificazione del linguaggio usato dalle istituzioni rappresentassero un aspetto importante del più ampio processo di rinnovamento della pubblica amministrazione.

Si faceva strada l’idea che i cittadini dovessero essere in grado di comprendere il linguaggio di quegli atti amministrativi ai quali la legge riconosceva il diritto di accesso materiale e che le disposizioni normative di rilevanza pubblica dovessero essere tradotte in termini comprensibili anche ai non specialisti, dal momento che tutti i cittadini hanno il diritto di capire "cosa devono fare".

Tutto ciò, non solo per ragioni di "democrazia linguistica", ma anche per la consapevolezza che una comunicazione più efficace avrebbe portato ad un notevole risparmio organizzativo e di risorse anche economiche, evitando inutili richieste di chiarimento, migliorando la qualità dei servizi, ecc.

Dall’apparire di quel primo importante strumento editoriale nel 1993, il Dipartimento per la Funzione Pubblica, indipendentemente dal colore politico dei governi che si sono succeduti, ha proseguito la sua attività di ricerca e organizzato alcuni corsi di formazione per educare i dipendenti pubblici a mettere a frutto i risultati della riflessione teorica. A distanza di qualche anno, nel 1997, dopo la promozione di un ulteriore progetto specifico, il Dipartimento per la Funzione Pubblica ha potuto dare alle stampe una nuova opera pensata esplicitamente per gli operatori delle pubbliche amministrazioni, il Manuale di stile[ii], più capillarmente diffuso presso i pubblici dipendenti.

Un rinnovato impegno in materia ha portato, in tempi più recenti, alla "Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi", emanata l’8 maggio 2002 dal Ministro per la Funzione Pubblica Franco Frattini. Con questa Direttiva si è sottolineata l’importanza della chiarezza e della semplicità linguistica, e sono stati indicati, per la prima volta in un testo con valore normativo, alcune "regole di comunicazione e di struttura giuridica" e una serie di "regole di scrittura del testo" aventi valore formale.

Accanto a queste iniziative del Dipartimento per la Funzione Pubblica, la ricerca e gli sforzi di formazione dei dipendenti pubblici si sono sviluppati anche nelle Università, su stimolo degli stessi enti locali o, talvolta, con proficue collaborazioni tra queste due realtà.

Proprio la ricerca universitaria ha portato, recentemente, all’uscita presso l’editore Laterza di un volume, Guida alla scrittura istituzionale, scritto a quattro mani da Michele Cortelazzo, ordinario di Linguistica italiana all’Università di Padova[iii], e Federica Pellegrino.

Il libro, frutto anche di una collaudata esperienza "sul campo" nella formazione alla scrittura dei dipendenti pubblici dei due autori, propone un approccio formativo al problema, diverso e per molti versi alternativo rispetto a quello prevalso finora nelle citate iniziative editoriali promosse dall’amministrazione centrale dello Stato.

Nella pubblicistica istituzionale sull’argomento – i cui assunti hanno trovato una sintetica formulazione nella citata "Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi" – era finora prevalsa la tendenza a tradurre i risultati della ricerca in una serie di "regole ferree", di criteri formali apparentemente di facile applicazione, secondo uno schema del tipo "non si deve dire in questo modo, ma in quest’altro" (ad esempio, "usare parole comuni", oppure "usare verbi nella forma attiva e affermativa"). Regole di questo tipo, applicate alla lettera, non sono in sé sufficienti a garantire la chiarezza dei testi. Inoltre, veniva dato tipicamente molto risalto agli aspetti lessicali, che rappresentano l’aspetto più evidente, ma tutto sommato non principale del problema.

Un’impostazione di questo genere ha spesso portato alla formulazione di obiezioni da parte degli operatori della pubblica amministrazione che, fraintendendone gli obiettivi, finivano col vedere nella semplificazione del linguaggio amministrativo una banalizzazione del linguaggio cui erano tradizionalmente abituati e talvolta persino un pericolo per la precisione tecnica.

Completamente diverso è l’approccio al problema proposto in questa Guida alla scrittura istituzionale. Come notano gli autori nell’introdurre il loro lavoro, "scrivere un testo chiaro significa trovare, caso per caso, le soluzioni migliori che soddisfino esigenze comunicative che possono entrare in conflitto: chiarezza e completezza, sinteticità ed esplicitezza, necessità di regolare i comportamenti e volontà di spiegarne le ragioni. Scrivere bene un testo amministrativo non significa, dunque, semplicemente applicare delle regole date una volta per tutte, ma individuare, per ogni testo, per ogni frase, il giusto punto di equilibrio tra spinte diverse, quando non divergenti. Imparare a scrivere bene un testo amministrativo non significa, a sua volta, imparare delle regole, anche se, probabilisticamente, efficaci; significa impadronirsi di una "filosofia" di scrittura, di una serie di espedienti tecnici e della capacità di valutare pregi e difetti di tali espedienti, sia in astratto, sia nei singoli contesti".

Guida alla scrittura istituzionale tende, probabilmente per la prima volta nel nostro paese, ad abbandonare atteggiamenti di tipo prescrittivo, guidando invece il lettore in un itinerario critico attraverso il quale apprendere tecniche di scrittura per la redazione di testi in grado di illustrare procedimenti amministrativi complessi e di farsi capire da un pubblico vasto e non solo dagli "addetti ai lavori".

Il dipendente pubblico che vuole comunicare in modo chiaro ed efficace contenuti amministrativi deve, da un lato, conoscere in modo approfondito le cose di cui parla, dall’altro, padroneggiare in modo consapevole quelle "tecniche" di scrittura che rendono possibile la traduzione di questioni talvolta complesse in testi comprensibili ed efficaci.

D’altro canto – come alcune ricerche hanno mostrato – anche quando c’è da parte del dipendente pubblico la volontà di farsi capire, magari attraverso una semplificazione del linguaggio amministrativo, non è detto che questa "buona volontà" si traduca automaticamente in una scrittura dagli esiti semplici e chiari. L’abilità di scrivere testi comprensibili chiama in causa competenze di scrittura specifiche e variegate, che devono spesso essere perfezionate per potersi tradurre in testi semplici ed efficaci per il buon funzionamento dell’azione amministrativa.

In questo senso, il dipendente pubblico che deve per ragioni professionali rivolgersi al cittadino in forma scritta e che vuole perfezionare la propria formazione linguistica trova in questa Guida alla scrittura istituzionale un prezioso strumento di lavoro.

L’idea di fondo del libro è che, tra le numerose alternative che la lingua mette a disposizione per esprimere un concetto, occorra imparare a selezionare quelle maggiormente adatte al tipo di informazioni e alla forma di comunicazione che si utilizza di volta in volta.

Il libro ha inoltre il merito di porre con chiarezza fin dalle prime pagine la distinzione – troppo spesso trascurata nei discorsi sulla semplificazione del linguaggio amministrativo – tra testi normativi, con valenza giuridica, per i quali la possibilità di intervento del "comunicatore" è limitata e che richiedono pertanto una trattazione a parte, e le semplici comunicazioni ai cittadini, che lasciano maggiore libertà di sperimentazione.

Nella tradizione italiana, pur con varie isole di eccellenza, è frequente imbattersi in comunicazioni ai cittadini redatte in modo non soddisfacente, con informazioni mancanti, pesantezze sintattiche, inutili arditezze lessicali tese a nobilitare il dettato del testo a scapito della chiarezza, più che a preservare la valenza tecnica del contenuto comunicato.

Per superare quello che, nel linguaggio comune, si tende a chiamare "burocratese", più che rigide norme di scrittura, il libro di Cortelazzo e Pellegrino mira a far riflettere, a disporre ad un atteggiamento favorevole alla buona comunicazione sulla base del quale proporre specifici accorgimenti di scrittura.

Gli autori propongono di partire da tre "principi fondamentali", tre "atteggiamenti mentali" molto semplici, che possono persino apparire banali, se non si dovesse constatare quotidianamente la loro disapplicazione in molti testi burocratici. Questi tre "principi" di scrittura sono così sintetizzati dagli autori: 1) "mettersi dalla parte del destinatario"; 2) "evitare di essere prigionieri dell’inerzia"; 3) "se non si può ottenere l’obiettivo più pieno di scrivere testi chiari, efficaci ed eleganti, scegliere di essere chiari ed efficaci piuttosto che eleganti".

Innanzitutto, il dipendente pubblico che scrive su un certo argomento di norma conosce la materia a perfezione e tende a dare per scontati alcuni passaggi per lui ovvi; nella redazione di testi istituzionali è invece importante sforzarsi di ipotizzare quali siano le conoscenze del cittadino sull’argomento e la sua abilità di comprensione testuale. Lo sforzo di chiarezza assume, infatti, un peso diverso a seconda che l’amministrazione debba scrivere una comunicazione interna tra uffici, rivolgersi ad un destinatario singolo di cui si conosce il livello di competenza e la capacità di comprensione testuale e scrivere un testo rivolto ad un pubblico indifferenziato, per il quale si deve presupporre un livello medio di competenza e di abilità linguistica. In altri termini, è necessario tenere conto dei bisogni comunicativi del destinatario.

Inoltre, una diffusa tendenza all’inerzia porta spesso il redattore di testi amministrativi a non sforzarsi in pieno di tradurre in termini semplici e chiari ciò di cui scrive, di conservare termini o espressioni per lui abituali, lasciando al destinatario l’onere di decifrare ciò che il testo vuole dire.

La successione dei capitoli della Guida si pone appunto come sviluppo di questi tre "principi fondamentali" nei differenti livelli di operazioni mentali coinvolti nel processo di scrittura: l’organizzazione delle informazioni, la formazione delle frasi e la scelta delle parole da usare.

Una prima parte del libro (cap. 2) è dedicata a come organizzare le informazioni nel testo che si vuole redigere, in modo che queste assumano una struttura coerente. Per riprendere l’insegnamento della retorica antica, il redattore di testi amministrativi deve abituarsi a scrivere quantum opus est e quantum satis est, evitando di fornire informazioni inutili o dandone per scontate altre che tali non sono. Il testo deve poi essere organizzato secondo una logica interna che guidi il lettore.

Le riflessioni sulla scelta delle informazioni e sulle varie possibilità di organizzazione secondo schemi che garantiscano l’efficacia del testo non restano ad un livello astrattamente teorico, ma trovano nel volume numerose esemplificazioni chiarificatrici.

Alcune importanti pagine sono poi dedicate agli aspetti grafici (cap. 3), che non devono essere considerati come un mero abbellimento estetico del testo, ma sono spesso portatori di senso e possono giocare un ruolo importante nel guidare il lettore del testo.

Anche nella parte che si potrebbe immaginare più ostica per quanti non sono abituati ad affrontare questioni linguistiche, quella relativa alla formazione delle frasi (cap. 4), gli autori sanno mantenere un tono piacevolmente didascalico, illustrando con chiarezza e semplicità le varie alternative sintattiche, perché il redattore di testi amministrativi possa stabilire quale risulta più adatta agli scopi comunicativi che di volta in volta si trova ad affrontare.

Il capitolo finale del volume è infine dedicato al lessico, cioè alla scelta delle parole che danno forma linguistica ai concetti. In primo luogo, è importante che il redattore di testi amministrativi sappia distinguere i termini con valore tecnico, che non possono essere in alcun modo sostituiti, da quelle espressioni inutilmente auliche che possono invece lasciare posto a forme corrispondenti più vicine al linguaggio comune e più comprensibili dalla maggioranza dei cittadini.

Finora, le iniziative editoriali sulla semplificazione del linguaggio amministrativo si sono sempre limitate a riportare liste di parole da evitare, al più indicando alternative comprensibili con le quali sostituirle. Non che liste di questo tipo manchino nella Guida alla scrittura istituzionale. Nel libro, però, prevale la tendenza ad inquadrare anche le questioni lessicali in un ragionamento circostanziato in grado di adattarsi alle esigenze comunicative che di volta in volta si presentano.

Il libro si caratterizza per la ricchezza di esempi di testi amministrativi realmente prodotti, riscritti e commentati per mostrare al lettore una concreta realizzazione dell’aspetto linguistico via via presentato. Riscritture e commenti che si pongono sempre come proposta, una fra le molte possibili realizzazioni chiare del testo.

Inoltre, il carattere garbatamente discorsivo del testo, è temperato da uno schema sintetico posto alla fine di ogni capitolo, che agevola il lettore nella memorizzazione degli aspetti più importanti e nel ritrovamento di idee o concetti in una successiva consultazione del volume.

Se è vero, come scrivono gli autori nel primo capitolo, che "sembra prevalere nei dipendenti pubblici la coscienza di quanto sarebbe utile una scrittura chiara ed efficace, ma nel contempo la consapevolezza che mancano le competenze e le abilità per realizzarla", questo testo rappresenta senza dubbio un ottimo strumento di formazione per il raggiungimento di queste abilità.

D’altro canto, il suo carattere accattivante e la ricchezza di esempi concreti, lasciano presupporre che il libro possa andare al di là degli immediati interlocutori a cui si rivolge esplicitamente, i redattori di testi amministrativi. Quelle presentate sono pur sempre tecniche di scrittura, esposizioni ed applicazioni di principi che hanno spesso carattere generale e fanno sì che la consultazione di questa Guida possa risultare utile anche quale strumento per migliorare la redazione di vari altri tipi di testi mossi da intenti pratici.

[i] Codice di stile delle comunicazioni scritte ad uso delle amministrazioni pubbliche. Proposta e materiali di studio, Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento per la Funzione Pubblica, Roma, 1993.
[ii] A. FIORITTO (a cura di), Manuale di stile. Strumenti per semplificare il linguaggio delle amministrazioni pubbliche, il Mulino, Bologna, 1997.
[iii] Michele Cortelazzo è anche curatore di un documentato sito sull’argomento, raggiungibile al link http://www.maldura.unipd.it/buro, al quale si rimanda per una bibliografia completa sulla semplificazione del linguaggio amministrativo.